Det finns få ord som är så illa omtyckt i offentlig sektor som effektivisering. Det beror på att ordet alltför ofta används som en synonym till nedskärningar. 

Det är trist. För det är inte så att det saknas möjligheter att effektivisera verksamheterna, sänka kostnaderna och skapa en bättre arbetsmiljö. Personalen brukar ha en mängd idéer och synpunkter på hur man skulle kunna jobba effektivare och smartare. Men dessa idéer omsätts alltför sällan i handling. 

Förslagen handlar inte sällan om mindre administration, bättre it-system och mer självbestämmande.  

Men i den offentliga sektorn växer administrationen samtidigt som resurserna till kärnverksamheten urholkas. 

När sjukhusdirektören för Sahlgrenska universitetssjukhuset Ann-Marie Wennberg Larkö i början av året berättade att hon skulle sluta hade hon ett råd till sin efterträdare: halvera administrationen. 

När Wennberg Larkö intervjuades i tidningen Sjukhusläkaren för ett år sedan pekade hon också på problemet med överadministration i vården. Hon hänvisade till lärdomar från pandemin, då man inom sjukvården helt enkelt tog bort stora delar av det administrativa arbetet till förmån för kärnverksamheten. Det fungerade utmärkt. 

Hon konstaterar även att de som leder och styr sjukvården måste ta till sig en annan lärdom från pandemin: ”att kunskapen om sjukvården, förändringsarbete och att utveckla sjukvården finns hos våra medarbetare – i verksamheten, i verkligheten”.

Men det är svårt, särskilt i den offentliga sektorn menar professor Mats Alvesson, forskare inom organisation och ledarskap vid Lunds universitet. 

Alvesson har varit med och myntat begreppet funktionell dumhet som beskriver personer i en organisation som endast gör exakt vad som förväntas av dem utan egna reflektioner eller kritiskt tänkande. 

På arbetsplatser som präglas av funktionell dumhet är det viktigare att följa detaljerade styrdokument till punkt och pricka än att tänka själv. Utrymmet för cheferna att lyssna och agera på medarbetarnas förslag har minimerats, eftersom förslagen inte sällan krockar med de detaljerade krav som ställs på hur verksamheten ska bedrivas. 

I den här miljön frodas även framtagandet av betydelselösa policydokument. Det blir exempelvis viktigare att sitta på möten för att ta fram värdegrunder och antimobbningsplaner än att se till att orden på pappret omsätts i verksamheten.

I politiskt styrda organisationer blir de detaljerade lagarna, reglerna och kraven allt fler. 

Att administrationen ökar, att försiktigheten breder ut sig, att man hukar sig och nöjer sig med att uppfylla de formella kraven är egentligen inte konstigt. 

Problemet är bara att det sällan leder till att man faktiskt löser några problem. Lyssnar man på inte personalens förslag hur man ska jobba effektivare och smartare finns bara ett val kvar. Att be om mer resurser – som man inte lär få.